Асен Кочанов е организатор на двете досегашни издания на Айляк Оупън (през 2015 и 2016). Освен с организиране на състезания, Асен се занимава с право и е един от съдиите по дебати с най-богат опит в страната.     

Изключително радващо е, че през последната година наблюдаваме огромен ентусиазъм за организация на независими състезания по дебати от дебатьорските общности по места в страната. Макар да сме много активни и да влагаме много енергия в тези начинания, организацията на Айляк Оупън, на Пазарджик Оупън и на предстоящите състезания в Троян и Шумен разкриха редица проблеми в подготовката и провеждането на така любимите ни състезания.

По молба на Руми тези редове ще опишат какво да правим, с кого да се свържем и как да подходим към различните аспекти на едно независимо състезание по дебати. Сигурен съм, че ще пропусна нещо, а още по-сигурен съм, че някой от съветите няма да издържат проверката на времето и ще се окажат грешни. И все пак, предлагам ви едно ръководство, черпещо от моя опит през двете години на Айляк Оупън и това, което съм виждал по други състезания, неразполагащи с ресурсите на националната си асоциация:

DSC_0126

  • Никога не се заемайте сами. Организационният ви ‘комитет’ трябва да се състои минимум от двама души (трима в идеалния случай). Работата по организацията не е чак толкова много като обем (един свръхенергичен човек би могъл да се справи), но в момента, в който състезанието наближи, ще завалят обаждания и ще се появят проблеми, които един човек физически не може да реши.
  • Имайте зад гърба си юридическо лице. Всяко едно действие по организацията ще е неимоверно по-лесно, ако говорите от името на същестуващо юридическо лице (вашият клуб, училище), или поне го използвате като посредник за такси участие, договори за дарение, фактури за участниците и други. В перфектния случай това ще бъде юридическо лице с нестопанска цел в обществена полза, но за различните действия работа могат да ви свършат дори търговски дружества.
  • Диверсифицирайте. Нека всеки един от вас да отговаря за ясно определени аспекти от организацията. Такива могат да бъдат търсене на спонсори, намиране на училище-домакин, връзка с институции, съдийски екип, настаняване и други.
  • Започнете организацията поне 4 месеца предварително. Това не е задължително, но от моя опит 4 месеца са пефектното време, за да свършите всичко, без да сте притиснати от времето и това да не се отразява на другите ви ангажименти. Като за начало трябва да сте наясно какъв формат искате и колко дебатьори очаквате (тъй като върху това стъпват разчетите ви за разходи, такси, състезателни зали и други).
  • Не обявявайте състезанието 17 години и 5 месеца предварително. Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете дата. Обикновено едно състезание отнема 3 дни, което значи, че трябва да се проведе през уикенда. Внимавайте дали определени почивни дни ще се окажат работни. Всяка година Министерски съвет издава решение, с което определя почивните дни, отработванията и празниците за следващата календарна година (за 2016 г.). Личният ми съвет е да не се хвърляте на периодите, в които поради официални празници и отработване се натрупват повече почивни дни – това е идеята на абсолютно всеки организатор на абсолютно всяко събитие в историята на човечеството – съответно ще ви се наложи да се конкурирате с водни войни,  паради на армията, планински преходи, екскурзии на Ибиза, папски посещения и ден на толерантността в детската градина. Ако се стремите да има национално участие, имайте предвид, че често пъти дебатьорите пътуват с влак, което отнема около 73 часа за 10 километра трасе.

DSC_0010

  • Сверете си датата в Календара на събитията. Всички имаме желание да си правим състезания и това може да доведе до конфликти. Проверете дали в избраната от вас дата има насрочено състезание.
  • Обявете си състезанието. В момента, в който имате сигурност за дата, веднага си я заплюйте. Свържете се с Асоциация дебати, за да ви отбележат в календара и ползвайте либерално фейсбук. За да обявите, не ви трябва нищо, освен дата. Защото сте започнали 4 месеца по-рано, имате поне два, за да си набавите всичко необходимо.
  • Търсете спонсори. Това е може би най-неприятната част. За мен лично това винаги е била неприятната част. За щастие, Кирил Паликрушев, другия организатор на Айляк Оупън, нямаше проблем с това. Набележете си фирми, които са известни с меценатската си дейност, както и по-заможни такива. Ще видите, че ще откликнат повече фирми, отколкото очаквате. Търсете пари и от институции – община, НПО, занимаващи се със спонсорско-преразпределителна дейност. Каква ще ви е цлевата групата зависи от климата в града ви. Спамете всички и не ги оставяйте да дишат, но не прекалявайте – бюджетът на Айляк Оупън е публичен – през 2015 от спонсори получихме около 1100 лв., а през 2016 г. – 500 лв. Търсете и спонсорство в ‘натура’ – намалени цени за нощувки в хотелите, кетъринг, канцеларски материали. Фирмите често са склонни да помогнат така, вместо с финанси, защото могат да си фактурират сами тези разходи.
  • Намерете си място за провеждане на състезанието – набележете си няколко училища, читалища или университети и се свързвайте с тях едно по едно. Изпратете им готин имейл или писмо с печат, подписи и помпозно съдържание, в което накратко да се описва какво ще правите и от какво имате нужда. Свържете се по телефон, за да не ви проспят мейлчето. Искайте среща с директори или заместник-директори, на която се явявайте вкупом – повече хора винаги правят впечатление. Бързо се разбира дали училището или читалището има желание да ви помогне. Не им губете времето, освен ако наистина не са единствен или последен вариант. Просто преминете към следващото си желание.
    Пресметнете си залите и им кажете ясно и точно от какво имате нужда – в зависимост от мащаба, това са 10-на  нормални учебни зали и три големи. Трябват ви задължително голяма зала за събиране на дебатьорите (може да я ползвате за финал) и по-голяма съдийска стая.

14139348_1111159238977602_548390418_o

  • Свържете се с институции за патронаж – община, областен управител и други. Това често пъти помага, ако срещате проблеми в някоя от другите точки.
    Задължително се изрекламирайте в местните медии – това може да ви привлече спонсори и подкрепа. Нека отразят и самото състезание с репортаж.
  • Нощувки. Българските дебатьори сме мързеливи и не обичаме да ходим много, пък и често се успиваме – никой не иска хотелът му да е на другия край на града. Не прекалявайте с лукса, защото това ще ви изяде голяма част от бюджета. Личното ми мнение е, че един или два по-малки хотела са перфектният вариант – собствениците често са много доволни да разпродадат целия си хотел за два дни и правят големи отстъпки.
  • Храна, награди – Не се изхвърляйте. Перфектният вариант е някое заведение да ви спонсорира по някакъв начин с огромни отстъпки. Иначе – пици.
    За наградите – според чергата.
  • Съдии. Винаги най-тежката част. България има крещяща нужда от не само добри, а изобщо от съдии по дебати. Прикотквайте ги по всякакъв начин – ако можете, поемете им всички разходи, слагайте ги да спят по къщите ви. Тук съветът ми е само един – свържете се с Асоциация дебати, за да ви осигурят поне сърцевината на съдийския панел. Иначе сте обречени.Намерете си нечетен брой главни съдии (1 или 3). Те са изключително важни. Трябва предварително да знаете какъв тип състезание искате (забавно, сериозно, актуално, тренировъчно) и да изберете подходящи главни съдии. Важно е и вие самите да ги харесвате, да внимавате и между тях самите да няма конфликти.
    Намерете си и табулатор. Ако нямате такъв подръка, просто помолете някой от Асоциацията да ви обучи човек.

14191311_1111158685644324_33643528_o

  • Доброволци – трябват ви! Не ви трябват обаче 40 доброволци. Стигат ви петима.
  • Вече имате място, финанси, доброволци, съдийски панел. Остават ви 2 месеца до състезанието. Наспамете фейсбук и не спирайте да го спамите. Отворете записването (google forms). В този момент трябва да обявите и всичко останало – място, програма. Таксата участие трябва да е минимална спрямо финансите ви. Препоръчвам обаче да не ви е самоцел да я сваляте, за да не глезим излишно дебатьорското общество. Спазвайте си сроковете за записване, потвърждение и други. Не увеличавайте изведнъж бройката участници, която сте определили (изглежда отчаяно и според мен сваля престижа на състезанието). Винаги ще има хора, които ще се откажат в последния момент – те губят, не вие.
    Потвърдете нощувките, храната.
  • Ако ви се прави сошъл (парти) – правете. Нека обаче той да е запомнящ се, а не просто отбиване на номера.
  • Две седмици преди състезанието си проверете всичките уговорки. Пригответе бланка за извинителни бележки, фактури и др. Осигурете посрещане на пътуващите.
  • Денят на състезанието – отбор не идва, без да ви каже (заместете го с доброволците), съдии се бавят, дебатьори се губят, хора ви питат коя е най-добрата чалготека в града. Just chill. It’s all fine.

И така 🙂

12195890_977447732314356_1861601677491853111_n